Si ya has decidido cambiar el software administrativo que usaban anteriormente en tu empresa, es necesario contar con un procedimiento de implementación que logre beneficiar la operación administrativa de tu empresa.
Te compartimos los pasos te permitirán implementar con éxito tu nuevo software administrativo.
Realiza un análisis y metodología de la operación
Si se cuenta con un análisis de proceso, este permitirá conocer con profundidad cuales son las necesidades de la empresa así como los objetivos que se desean alcanzar.
Por lo tanto, esto permitirá conocer los alcances y los limitantes de la empresa.
Entonces, es necesario realizar un conciliación donde se analice que es lo que ofrece el software administrativo contra las expectativas que tienen los clientes.
Realizar diagramas de flujo, ciclos de información, requerimientos en equipo e infraestructura permitirá determinar cuales son las necesidades del cliente.
Instalación, configuración y parametrización del software administrativo
Hecho el paso anterior, es momento de instalar y configurar el sistema de acuerdo a las necesidades del cliente.
Ademas, es necesario elaborar diseños de formatos y reportes de área desde los sencillos hasta los mas complejos.
Capacitación y detectar puntos a mejorar
Ahora es momento de realizar pruebas del funcionamiento del software para determinar si los nuevos procesos están coordinados
Si es necesario, entonces se realizaran los cambios necesarios.
Si el sistema ya esta funcionando sin ningún problema, es momento de capacitar a los empleados para que sepan usar el nuevo sistema administrativo.
Incluso los trabajadores pueden aportar cambios que sean necesarios para que el procedimiento tenga éxito.
El dueño de la empresa debe comprometerse a cubrir las necesidades que manifiesten sus empleados y si es necesario repetir el primer paso.
Importar saldos
Ya que se han elaborado los puntos a mejorar y se ha capacitado al personal ya se puede establecer la fecha de arranque.
Por lo tanto, es necesario que las cuentas de los clientes y proveedores, los costos y existencias de los inventarios deben ser importados al nuevo software administrativo.
Arranque de la puesta en marcha
Ahora viene el momento de la verdad, ya se deshecha por completo el sistema anterior y los empleados ya comienzan a trabajar con el nuevo software.
En este momento se pueden detectar cuales son los errores y se valora la calidad del trabajo realizado por el consultor.
La garantía respalda el trabajo que se ha realizado, lo cual incluye saldos, análisis y alcances determinados.
El proveedor del sistema administrativo debe garantizar los tiempos establecidos así como los alcances definidos en la metodología de operación.
Soporte post venta
Se necesita contar con soporte técnico después de la implementación, de ser posible, que se impartan cursos de capacitación y actualización, además, es necesario hacer revisiones periódicas y hacer sugerencias de mejora o adquirir soluciones que sirva como complemento.
Estos son los pasos que permitirán que la adquisición e implementación de tu nuevo software administrativo tenga éxito y tu empresa funcione de la mejor manera.
En Dazteka, proporcionamos los servicios necesarios para la implementación del software administrativo Microsip.