Dentro de las empresas es común encontrar que la información se encuentra esparcida, aislada y por ende incomunicada, ¿Qué son las islas de información y como podemos eliminarlas de nuestro negocio?
Seguramente te has encontrado con este ejemplo: existe un negocio familiar donde el papá, abuelo o algún trabajador de mucho tiempo, donde solo esta persona conoce todo el movimiento del negocio, clientes, ventas, producción, proveedores etc.
Otro claro ejemplo es cuando en una tabla de Excel llevamos cuantos clientes tenemos, en otra plantilla los artículos que vendemos, otra mas para los proveedores y nos llenamos de plantillas para cada movimiento de nuestra empresa.
Estos son 2 ejemplos de lo que podríamos llamar islas de información, es decir que, si la persona o la plantilla donde tenemos información por algún motivo desaparece, nos metemos en un gran problema.
¿Cómo afectan las islas de información a tu negocio?
Bueno como ya vimos anteriormente el principal problema es cuando la información no se tiene para todo el equipo.
La colaboración entre el personal de la empresa es de vital importancia, para que una empresa funcione correctamente es necesario que la gente de los diferentes departamentos pueda tener acceso a cierta información.
Por ello piense en los errores tan grandes que puede tener el hecho de que la información se genere en hojas de Excel:
- Error humano al llenar los datos.
- Se puede manipular fácilmente por cualquier persona.
- No se tiene un control exacto.
- Inexistencia de reportes.
- Conocer la utilidad o en que está fallando la empresa.
Esto entre otras cosas más.
Lo anterior podría ser una estrategia deliberada en algunos casos, mientras que en otros ocurre eventualmente agregando costos e ineficiencias a los procesos y operaciones de la empresa sin que la administración reconozca sus efectos en la misma.
Lamentablemente para el emprendedor, este es uno de los pecados capitales mas grandes de los negocios y mas del 90% de las empresas de México lo padecen.
Además, no solo no tienen acceso a la información, en muchos casos no tienen documentados sus procesos.
Esto hace que el negocio pierda cada que alguien deja un puesto, ya que se tiene que volver a capacitar al personal y convertirlo en experto en sus labores, lo que tarda hasta 3 años.
Cómo solucionar el problema.
Afortunadamente para las empresas ya existen herramientas que nos ayudaran con este tipo de problemas.
La tecnología avanza cada vez mas y descartan las islas de información.
Ahora es posible que la información de todas las áreas este disponible para los usuarios del sistema.
No solo en la parte de la operación, se logra desde la producción, las ventas, el soporte, la administración y la contabilidad.
Es por eso que en Microsip tenemos la herramienta que puede impulsar tu negocio al siguiente nivel, eliminando no solo las islas de información.
Acércate a nosotros y con mucho gusto hacemos una demostración del sistema, comprueba que realmente puede ayudarte a mejorar tus procesos.
Estamos para servirte.